Должностная инструкция секретаря. Образец 2024-2025 года

Ключевая рекомендация: Данная инструкция детализирует обязанности секретаря, позволяя сформировать чёткий перечень задач для эффективной работы в 2024-2025 годах.

Основные задачи секретаря включают в себя приём и обработку входящей корреспонденции, планирование и организацию встреч, ведение деловой переписки и контроль исполнения поручений руководителя. Документооборот, включая создание, хранение и архивацию, отведён важной роли.

Подробный список задач:

• Приём и регистрация телефонных звонков, направление звонков, перенаправление сообщений, обработка электронного почты.
• Размещение информации о планах, задачах и событиях руководства, включая составление календарей.
• Организация и планирование рабочих встреч, мероприятий, деловых поездок.
• Создание, редактирование, рассылка документов, включая письма, отчёты, презентации, контроль сроков выполнения.
• Контроль расходов: планирование, отслеживание расходов, подготовка отчетов, своевременное предоставление информации.
• Обеспечение порядка в рабочем пространстве и организация приема посетителей.

В 2024-2025 годах на секретаря возлагается ответственность за управление информационными ресурсами, контроль деловых контактов, а также за выполнение ряда обязанностей, связанных с взаимодействием с партнерами и клиентами.

Должностная инструкция секретаря. Образец 2024-2025

Общие положения.

Секретарь подчиняется непосредственно руководителю организации (наименование должности). Должность вводится с [Дата введения].

Функциональные обязанности.

• Прием и обработка входящей корреспонденции (письма, факсы, электронные сообщения): регистрация, распределение по адресатам, хранение.
• Ведение делопроизводства: составление и подготовка документов, хранение архивной информации.
• Организация и проведение совещаний, встреч, переговоров: подготовка необходимых материалов, обеспечение переговорных комнат.
• Управление планировщиком времени руководителя: подготовка переписки, календарных записей, совещаний. Ответственное планирование выездов и визитов.
• Взаимодействие с клиентами, партнёрами, поставщиками по телефону и электронной почте.
• Осуществление контроля за выполнением поручений руководителя и отчётность по выполнению.
• Учёт и контроль документооборота.
• Обеспечение условий для эффективной работы руководителя: закупка расходных материалов, организация приема посетителей.

Требования к работнику.

• Высшее образование (желательно).
• Опыт работы секретарём от [Период] лет.
• Знание делопроизводства, законодательства.
• Высокий уровень владения компьютером и офисными программами.
• Отличные навыки коммуникации и ведения переговоров.
• Стрессоустойчивость, ответственность, пунктуальность.

Права.

• Получать информацию, необходимую для выполнения обязанностей.
• Вносить предложения по совершенствованию работы.

Ответственность.

• За невыполнение или ненадлежащее выполнение возложенных обязанностей.
• За сохранность конфиденциальной информации.

Обязанности и функции секретаря

Секретарь обеспечивает бесперебойную работу руководителя и подразделения. Его ключевые обязанности включают:

Секретарь должен обладать навыками деловой переписки, владеть программами Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) на хорошем уровне.

Организация рабочего процесса и документооборота

Для эффективной работы секретаря необходимо четко структурировать документооборот и рабочий процесс. Организация включает:

1. Систематизация входящей корреспонденции: Создание системы регистрации всех документов (письма, заявления, электронные сообщения) с присвоением уникальных номеров и указанием даты поступления. Используйте единую систему хранения, с ясными правилами классификации (темы, адресаты, приоритет). Примеры: папки с файлами, электронные базы данных.
2. Учет сроков: В каждой регистрационной карточке (или в базе данных) фиксируйте сроки выполнения действий и предполагаемые сроки ответов. Используйте системы напоминаний (электронные календари, приложения).
3. Распределение задач: При поступлении документов, отслеживайте, кто и что делает (при необходимости, делегируйте рутинные задачи). Упорядоченная система контроля над исполнением.
• Важно: Отвечать на запросы в установленные сроки. Используйте таблицы, электронные листы для планирования работы.
4. Электронный документооборот: При задействовании электронной почты, систем документооборота, разработайте правила хранения и обработки электронных документов. Обязательное сохранение копий (и архивирование). В правилах – требования к формированию файлов (названия, кодировка, структура) и правила обмена.
5. Фиксация результатов: Составляйте протоколы согласований, записи телефонных переговоров. Используйте шаблоны для стандартных действий.
• Дополнительно: Разработайте систему регистрации и учета выполненных задач.
6. Архивирование документов: Устанавливайте правила хранения документов (безопасность, доступность, сохранность). Разделите архивы на категории (рабочие, архивные). Определённые сроки хранения.
• Проверьте актуальность действующих политик архивации.

Взаимодействие с клиентами и партнерами

Прием звонков: обеспечить оперативный и вежливый ответ на звонки клиентов и партнеров; не допускать длительных ожиданий. Записывать обращения с указанием даты, времени, номера звонка и сути вопроса, а также принятых мер.

Оперативное реагирование: при получении запроса от клиента или партнера реагировать в течение 24 часов (исключая выходные и праздничные дни). Обязанность – сформировать полный ответ, включая все необходимые детали.

Встречи: при необходимости проведения встречи подтверждать их дату и время, а также составлять подробный список обсуждаемых вопросов. Подготовка документов, необходимых для консультации с клиентом, осуществляется в срок, не превышающий 2 рабочих дня.

Документооборот: соблюдать установленные стандарты оформления и хранения документов, связанных с взаимодействием с клиентами и партнерами. Оперативное предоставление необходимых документов в установленные сроки. Помещать копии документов в электронный архив в соответствии с установленными правилами.

Контроль: проводить регулярный мониторинг качества взаимодействия с клиентами и партнерами, анализируя полученные обращения и отзывы. Регулярные отчеты о количестве обращений и решении по каждому.

Корректность: поддерживать вежливую и корректную коммуникацию в письменной и устной форме, учитывая специфику деятельности организации и особенности партнеров и клиентов.

Работа с информационными технологиями

Секретарь обязан владеть основными компьютерными программами: Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Умение использовать эти программы должно быть на уровне уверенного пользователя.

Знание системы документооборота организации, если таковая имеется, обязательно. Это может включать электронные базы данных, системы управления документами (например, 1С:Документооборот).

Навыки работы с интернет-браузерами, поисковыми системами и сайтами необходимы для поиска информации и выполнения заданий.

Секретарь должен уметь создавать и отправлять электронные письма, а также прикреплять файлы. Знание правил деловой переписки онлайн также важно.

Важной задачей является безопасность информации. Секретарь обязан знать правила обращения с конфиденциальными данными и соблюдать меры информационной безопасности. Он должен знать расположение и назначение системных средств защиты.

В обязанности секретаря входит своевременное обновление программного обеспечения, используемого на рабочем компьютере, и проверка корректности работы технических средств (принтеров, сканеров).

Секретарь должен знать и использовать способы обмена файлами внутри организации и с внешними партнёрами.

Знание планировщиков задач (например, Google Calendar) облегчает организацию работы.

Важно знать основы компьютерной техники и методы восстановления работоспособности систем в случае возникновения проблем.

Ответственность и полномочия секретаря

Ответственность: Секретарь несет ответственность за организацию рабочего процесса руководителя, бесперебойное функционирование офиса и оперативное выполнение поручений. Это включает в себя: обработку входящей и исходящей корреспонденции (письма, электронные сообщения, факсы); подготовку документов, презентаций и отчётов; ведение деловой документации; планирование и организацию встреч, переговоров и поездок руководителя; контроль и учёт расходов; обеспечение нормальных условий работы для руководителя, включая организацию рабочего помещения и необходимых материалов.

Полномочия: Секретарь имеет право на: самостоятельное принятие решений по оперативным вопросам; информирование руководителя о важных событиях и актуальных проблемах; прием посетителей и контроль доступа в кабинет руководителя; ведение телефонных переговоров; заказ расходных материалов и услуг; контроль использования и эффективности ресурсов офиса. В рамках этих полномочий секретарь может: подписывать соглашения и документы, если ему это прямо поручено руководителем в письменной форме; самостоятельно работать с запросами и обращениями клиентов по стандартизированным вопросам (например, для предоставления информации, записи на прием, направления копии документов). Ограничения по полномочиям детально прописаны в данной инструкции.

Дополнительно: Секретарь обязан соблюдать установленные правила делопроизводства; конфиденциальность и безопасность информации, ответственность за сохранность документации.

Требования к квалификации и компетенциям

Секретарь должен обладать следующими знаниями и навыками:

• Знание оргтехники: Знание принципов работы офисной техники (принтеры, сканеры, копиры, факсы, компьютеры). Умение работать с ПО для подготовки документов, планирования и коммуникации.
• Владение программным обеспечением: Уверенное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint). Желательно знание специализированных программ для планирования, организации и управления проектами (Trello, Asana, Google Workspace). Умение пользоваться интернетом и электронной почтой.
• Коммуникативные навыки: Высокая грамотность речи, письменной и устной (орфографически и стилистически корректная). Способность к эффективной коммуникации с людьми на различных уровнях. Умение вести переговоры, оказывать помощь и консультировать.
• Организационные навыки: Способность организовать и структурировать работу; планирование встреч, составление расписаний, ведение дел. Опыт работы с часами, календарем, с системной организацией времени.
• Работа с документами: Уверенная работа с различными документами и письмами. Умение правильно оформлять документы согласно установленным стандартам. Знание этических норм работы с конфиденциальной информацией.
• Пунктуальность и ответственность: Соблюдение сроков, выполнение задач, высокая ответственность.

Дополнительные навыки (желательно):

1. Опыт ведения делопроизводства.
2. Знание иностранных языков (указать необходимые).
3. Навыки работы с CRM-системами (если применимо).

Вопрос-ответ:

Какие основные обязанности секретаря прописаны в образце должностной инструкции 2024-2025 года?

В образце должностной инструкции секретаря 2024-2025 года указываются обязанности, связанные с организацией и проведением рабочих встреч, выполнением поручений руководителя, а также контролем за поступающей корреспонденцией и документацией. Подробно расписываются функции по телефонным звонкам, приёму посетителей, ведение журнала регистрации посетителей, архивация документов, ведение графика работы руководителя, планирование и обеспечение встреч, переписка, организация командировок сотрудников. Важно отметить, что точный перечень задач может варьироваться в зависимости от специфики конкретной должности и компании.

Как правильно организовать работу секретаря по приёму и обработке входящей корреспонденции, чтобы она не задерживалась?

Секретарь должен иметь чёткий порядок сортировки входящей корреспонденции. Важно разделить поступающие письма, факсы, и электронные сообщения на категории (например, личная почта руководителя, документы по проектам, заявки клиентов). Последующее рассмотрение документов должно быть быстрым и эффективным. Секретарь должен немедленно передать документы соответствующим сотрудникам или немедленно обработать их сам в случаях, если это попадает в его обязанности. Важен контроль сроков рассмотрения каждой категории корреспонденции. Регулярный разбор и обработка ящиков должно обеспечить бесперебойную работу.

Какие навыки и знания необходимо иметь секретарю, чтобы эффективно выполнять работу, описанную в образце?

Секретарь должен владеть навыками делового письма, телефонных переговоров. Значимым преимуществом будет опыт работы с различными офисно-прикладными программами, умение организовывать работу, хорошее владение русским языком (письменная и устная речь). Знание этикета делового общения и умение успешно работать в команде также важны для высокого качества работы. Знание специфики индустрии компании будет бонусом, но не является основным требованием.

Как обращаться с конфликтами между сотрудниками и посетителями в функции секретаря?

Секретарь должен действовать тактично и посреднически. Сначала необходимо выслушать обе стороны, понять суть проблемы и определить разрешимые вопросы. Далее предложить способы решения, которые бы удовлетворили обе стороны. Если ситуация не поддаётся решению в рамках его полномочий, секретарь обязан незамедлительно направить встревоженных к соответствующему руководителю, сохраняя при этом конфиденциальность. Важное условие – профессиональное и вежливое общение во всех случаях.

Как документировать и контролировать выполнение поручений руководителя в должности секретаря?

В рамках своих обязанностей секретарь должен вести журнал поручений, где будет записываться указание, срок выполнения и конкретный исполнитель. Ежедневный контроль за выполнением этих поручений будет проводиться и документирован. В случае невыполнения или недоведения до руководителя существующих вопросов своевременно, сектретарь обязан доложить о возникшей проблеме. В документах по поручениям необходимо строго хранить конфиденциальность.

Какие обязанности секретаря прописаны в инструкции 2024-2025 года?

Должностная инструкция секретаря 2024-2025 года описывает основные функции, связанные с организацией работы руководителя и его подразделения. В ней чаще всего перечислены приём посетителей по предварительной записи или по необходимости, организация встреч, переписка (в том числе, электронная), ведение телефонных разговоров, планирование рабочего времени руководителя, подготовка документов (письма, отчёты, предложения по различным вопросам), организация командировок, контроль над выполнением поручений, а также задачи, связанные с приёмом и дальнейшей обработкой почты. Точный список обязанностей будет зависеть от специфики работы организации и конкретной должности.